Inventura školního vybavení
Místní školský úřad měl interní tým šesti zaměstnanců na plný úvazek, kteří prováděli inventury vybavení a správu majetku pro školy v rámci jejich území. Zákazník chtěl pro školy nákladově efektivní alternativu správy majetku.
POŽADAVEK
Místní školský úřad potřeboval nákladově efektivní alternativu k již zavedenému systému inventur vybavení ve školách v jejich regionu. Zákazník požadoval následující:
- Tým RGIS měl nahradit šest zaměstnanců na plný úvazek a snížit rozpočet místního úřadu pro správu majetku
- Provést inventuru vybavení v kratším časovém úseku a za nižší cenu, než během současného programu
- Inventury se museli uskutečnit v konkrétním časovém období, během šestitýdenních prázdnin, aby inventury nenarušily vyučovací dny zaměstnancům ani studentům
ŘEŠENÍ
RGIS vytvořil efektivní program pro sběh dat, který využíval zkušené místní týmy, kteří spolupracovali s administrativními pracovníky škol.
- Každé vybrané místo bylo dokončeno během jednoho dne, k čemuž se využily lokální týmy zkušených auditorů RGIS
- Plánovací tým RGIS zkoordinoval termíny každé inventury vybavení pro jednotlivé školy zvlášť
- Všechny inventury pro jednotlivé školy byly naplánovány tak, aby nenarušily studenty ani zaměstnance školy
VÝSLEDEK
Místní školský úřad byl schopen uskutečnit inventury vybavení ve všech svých školách během šesti týdnů – což předtím trvalo celý rok.
- Zaměstnanci, kteří předtím vykonávali správu majetku na školách, již nebyli potřební pro tuto činnost a mohli využít svůj čas k jiným aktivitám
- Inventury vybavení ve všech budovách byly provedeny za jeden den v každé lokaci za pomoci specializovaných týmů RGIS
- Efektivní proces vedl k lepším výsledkům inventur vybavení při nižších nákladech a s lepším poznáním, jaké vybavení se nachází na kterém místě
- Snížení nadbytečných objednávek dalšího vybavení a snížení rozpočtu